Geschrieben von Davis Kilian, Kaufmann für Versicherungen und Finanzen (IHK)
Warum will die Vergabestelle überhaupt einen Versicherungsnachweis?
Eine Stadt, ein Landkreis oder eine Schulbehörde vergibt Aufträge nicht nach Bauchgefühl. Bevor sie Angebote vergleicht, prüft sie, ob dein Betrieb den Auftrag stemmen kann. Das heißt Eignung. Dazu gehört die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, und dazu zählt oft auch, ob du für Schäden einstehen kannst, die bei der Arbeit entstehen. Genau dafür will die Vergabestelle deine Betriebshaftpflicht sehen.
Was eine Versicherungsbestätigung allgemein ist und was meist drinsteht, habe ich im Artikel Auftraggeber will einen Versicherungsnachweis: was ist das? erklärt. Hier geht es nur um das, was bei Ausschreibungen anders ist: Der Nachweis ist kein Gefallen für den Kunden, sondern Teil deines Angebots. Fehlt er oder passt er nicht, kann dein Angebot rausfliegen, egal wie gut der Preis ist.
Das ist eine allgemeine Übersicht, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft ein Anwalt.
Wo steht, was ich vorlegen muss?
In der Bekanntmachung und in den Vergabeunterlagen. Dort steht, welche Nachweise verlangt sind und zu welchem Zeitpunkt du sie einreichen musst. Lies diesen Teil zuerst, nicht erst am Abend vor der Abgabe.
Bei EU-weiten Vergaben von Liefer- und Dienstleistungen gilt die Vergabeverordnung. Nach § 45 Abs. 1 Nr. 3 VgV kann der Auftraggeber eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung in bestimmter geeigneter Höhe verlangen, nach Abs. 4 Nr. 2 auch den Nachweis darüber. Nach § 48 Abs. 1 VgV muss er angeben, welche Unterlagen er will und wann.
Für Bauaufträge, also das, was die meisten Handwerksbetriebe anbieten, gilt die VOB/A. Das ist kein Gesetz, sondern ein Regelwerk für die Vergabe, das öffentliche Auftraggeber in der Regel anwenden. Bei EU-weiten Bauvergaben verweist § 2 VgV auf ihren Abschnitt 2. Bei kleineren Bauaufträgen unterhalb der EU-Schwellenwerte gilt meist Abschnitt 1. Dort nennt § 6a VOB/A die Haftpflicht nicht ausdrücklich, erlaubt der Vergabestelle aber nach Abs. 3 zusätzliche, auftragsbezogene Angaben. Ob sie einen Haftpflichtnachweis will, siehst du deshalb nur in den Unterlagen der konkreten Ausschreibung.
Reicht beim Angebot eine Erklärung, oder brauche ich schon die Bestätigung?
Das hängt von der Vergabestelle ab. Oft läuft es in zwei Schritten. Mit dem Angebot gibst du eine Eigenerklärung ab: Du erklärst selbst, dass du eine Betriebshaftpflicht mit den verlangten Summen hast. Die Bestätigung des Versicherers musst du erst bringen, wenn dein Angebot in die engere Wahl kommt.
Für Bauaufträge nach Abschnitt 1 steht das so in § 6b Abs. 2 VOB/A: Die Vergabestelle kann Eigenerklärungen zulassen, Bieter in der engeren Wahl müssen sie dann durch Bescheinigungen bestätigen. Bei EU-weiten Vergaben nach der VgV gibt es dafür die Einheitliche Europäische Eigenerklärung nach § 48 Abs. 3 VgV.
Wichtig ist das für deine Planung: Eine Eigenerklärung musst du auch einlösen können. Wer erklärt, er habe die verlangten Summen, und sie dann nicht nachweisen kann, hat ein Problem. Kläre deine Summen deshalb vor der Abgabe, nicht erst, wenn die Vergabestelle die Bestätigung anfordert.
Fehlt eine Unterlage, die schon mit dem Angebot verlangt war, kann die Vergabestelle sie nachfordern. Bei Bauvergaben unterhalb der EU-Schwellenwerte soll die Frist dafür sechs Kalendertage nicht überschreiten (§ 16a Abs. 4 VOB/A). Auch für die Bestätigung einer Eigenerklärung setzen Vergabestellen oft kurze Fristen.
Welche Summen werden verlangt, und wie aktuell muss der Nachweis sein?
Eine feste Summe für alle Ausschreibungen gibt es nicht. Jede Vergabestelle legt die Mindestsummen selbst fest, oft getrennt für Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Vergleich sie Zeile für Zeile mit deinem Versicherungsschein. Liegt deine Summe darunter, hilft keine Bestätigung. Dann muss dein Vertrag vor der Abgabe angepasst werden, und das braucht Zeit. Wie du die passende Summe für deinen Betrieb findest, steht im Artikel Welche Deckungssumme braucht ein Handwerksbetrieb?
Auch beim Alter des Nachweises entscheidet die Vergabestelle. Manche schreiben vor, wie alt eine Bestätigung höchstens sein darf, andere nicht. Eine Bestätigung mit aktuellem Datum ist meist die sichere Wahl. Prüf außerdem, ob die versicherte Tätigkeit zu dem Los passt, auf das du bietest.
Beispiel: Ein GaLaBau-Betrieb mit sechs Leuten will die Neugestaltung eines Schulhofs für die Gemeinde anbieten. In den Unterlagen steht: Eigenerklärung zur Betriebshaftpflicht mit dem Angebot, Bestätigung des Versicherers auf Anforderung, dazu Mindestsummen für Personen- und Sachschäden. Der Chef legt seinen Versicherungsschein daneben und sieht, dass seine Summe für Sachschäden unter der Vorgabe liegt. Er lässt den Vertrag anpassen, bevor er die Eigenerklärung unterschreibt. Drei Wochen später kommt die Aufforderung, die Eigenerklärung zu bestätigen. Die neue Bestätigung liegt schon im Ordner, er reicht sie am selben Tag ein.
Was gilt bei einer Bietergemeinschaft oder mehreren Gewerken?
Bietest du mit anderen Betrieben zusammen an, etwa als Elektriker mit einem SHK-Betrieb für die Haustechnik einer Schule, seid ihr eine Bietergemeinschaft. Die wird wie ein Einzelbieter behandelt: bei Bauaufträgen nach § 6 Abs. 2 VOB/A, wenn ihr die Arbeiten in euren eigenen Betrieben ausführt, bei EU-weiten Liefer- und Dienstleistungen nach § 43 Abs. 2 VgV. Nach der VgV darf die Vergabestelle in den Unterlagen festlegen, wie eine Bietergemeinschaft die Eignung nachweist.
In der Praxis heißt das oft: Jeder Partner bringt für seinen Teil einen eigenen Haftpflichtnachweis. Ob die Summen je Betrieb oder gemeinsam erreicht werden müssen, steht in den Unterlagen. Sammel die Nachweise aller Partner früh ein. Fehlt einer, fehlt er für die ganze Gemeinschaft.
Setzt du Nachunternehmer ein, fragt die Vergabestelle oft auch nach deren Eignung. Ob die über deinen eigenen Vertrag versichert sind, klär vorher mit deinem Versicherer. Läuft dein Vertrag über meine Agentur, gern auch mit mir.
Worauf du achten solltest
- Lies in Bekanntmachung und Vergabeunterlagen zuerst, welche Nachweise verlangt sind und wann: mit dem Angebot oder auf Anforderung.
- Vergleich die verlangten Mindestsummen mit deinem Versicherungsschein, bevor du eine Eigenerklärung unterschreibst.
- Prüf, ob die versicherte Tätigkeit zum Los passt.
- Achte darauf, ob ein Höchstalter für die Bestätigung vorgegeben ist.
- Rechne mit einer kurzen Frist für nachgeforderte Unterlagen und halte die Bestätigung bereit.
- Bei Bietergemeinschaften: Nachweise aller Partner früh einsammeln.
- Fordere die Bestätigung bei deinem Versicherer an. Läuft dein Vertrag über meine Agentur, sag mir Ausschreibung, Los und verlangte Summen.
Häufige Fragen
Welche Summen werden bei Ausschreibungen verlangt?
Das legt jede Vergabestelle selbst fest. Eine feste Summe für alle Ausschreibungen gibt es nicht. Die verlangten Mindestsummen stehen in der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen. Vergleich sie mit deinem Versicherungsschein, bevor du das Angebot abgibst.
Wie aktuell muss der Nachweis sein?
Auch das bestimmt die Vergabestelle. Manche schreiben vor, wie alt eine Bestätigung höchstens sein darf, andere nicht. Eine Bestätigung mit aktuellem Datum ist meist die sichere Wahl, weil ein alter Versicherungsschein nicht zeigt, ob der Vertrag heute noch läuft.
Was gilt, wenn wir mit mehreren Gewerken zusammen anbieten?
Eine Bietergemeinschaft wird wie ein Einzelbieter behandelt, bei Bauaufträgen nach § 6 Abs. 2 VOB/A, wenn ihr die Arbeiten in euren eigenen Betrieben ausführt. Wie sie die Eignung nachweist, kann die Vergabestelle in den Vergabeunterlagen festlegen. Oft muss jedes Mitglied für seinen Teil einen eigenen Nachweis bringen. Lies genau nach, was verlangt ist, und sammel die Nachweise aller Partner früh ein.
Passt deine Haftpflicht zu den Ausschreibungen, auf die du bietest?
Wenn du öfter öffentliche Aufträge anbietest, lohnt ein Blick, ob Tätigkeit und Summen deiner Betriebshaftpflicht zu den üblichen Vorgaben passen. Beim Versicherungs-Aufmaß schau ich mir alle Verträge deines Betriebs zusammen an.