Mein Kunde zahlt nicht: was kann ich tun?

Die Arbeit ist fertig, die Rechnung ist raus, und auf dem Konto passiert nichts. Das kennt fast jeder Betrieb. Ärgerlich ist es immer, gefährlich wird es, wenn du Material und Löhne schon vorgestreckt hast. Das Gesetz gibt dir einen klaren Weg. Du musst ihn nur in der richtigen Reihenfolge gehen.

Das ist eine allgemeine Übersicht, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft ein Anwalt.

Ab wann muss mein Kunde überhaupt zahlen?

Beim Werkvertrag wird dein Lohn mit der Abnahme fällig. So steht es in § 641 Abs. 1 BGB. Wegen unwesentlicher Mängel darf der Kunde die Abnahme nicht verweigern. Lässt er eine angemessene Frist zur Abnahme verstreichen, ohne einen Mangel zu nennen, gilt das Werk als abgenommen. Bei Privatkunden nur, wenn du sie mit der Aufforderung in Textform auf diese Folge hingewiesen hast (§ 640 BGB). Am sichersten ist ein kurzes Abnahmeprotokoll mit Datum und Unterschrift.

Hat der Kunde berechtigte Mängel, darf er nach der Fälligkeit einen angemessenen Teil zurückhalten. Angemessen ist in der Regel das Doppelte der Kosten, die die Mangelbeseitigung kostet (§ 641 Abs. 3 BGB). Den Rest muss er zahlen. Ein kleiner Mangel ist also kein Grund, die ganze Rechnung liegen zu lassen.

Bei größeren Aufträgen musst du nicht bis zum Schluss warten. Nach § 632a BGB darfst du Abschlagszahlungen verlangen, und zwar in Höhe des Werts der Leistung, die du schon erbracht hast. Dafür brauchst du eine Aufstellung, mit der man deine Leistung schnell und sicher beurteilen kann. Wer in Abschnitten abrechnet, hat am Ende weniger Geld im Feuer.

Wann ist der Kunde in Verzug?

Verzug ist der Punkt, ab dem du Zinsen und Kosten verlangen kannst. Nach § 286 BGB gibt es drei Wege dorthin:

• Mahnung: Du mahnst nach Fälligkeit, der Kunde zahlt trotzdem nicht. Ab dann ist er in Verzug.
• Fester Termin: Ist für die Zahlung ein Datum nach Kalender bestimmt, zum Beispiel „zahlbar bis 15.11.2026“, brauchst du keine Mahnung. Das gilt aber in der Regel nur, wenn ihr das Datum vereinbart habt, zum Beispiel im Auftrag.
• 30 Tage: Spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung kommt der Kunde von selbst in Verzug. Bei Privatkunden gilt das nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hinweist.

Vereinbare den Zahlungstermin schon im Auftrag. Ein Datum nur auf der Rechnung ersetzt die Mahnung meist nicht.

Ist der Kunde in Verzug, laufen Verzugszinsen nach § 288 BGB. Bei Privatkunden sind es fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz im Jahr. Ist kein Verbraucher beteiligt, also bei Geschäftskunden, sind es neun Prozentpunkte. Von Geschäftskunden kannst du zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen.

Mahnung schreiben: was muss rein?

Die Mahnung muss klar sagen: Du sollst jetzt zahlen. Mehrere Mahnstufen sieht § 286 BGB nicht vor. Eine deutliche Mahnung reicht.

Rein gehören: Rechnungsnummer und Datum, offener Betrag, eine feste Frist mit Datum und deine Bankverbindung. Schreib sachlich. Kein Drohen, kein Vorwurf. Wenn der Kunde Mängel genannt hat, geh kurz darauf ein: Was ist erledigt, was nicht. Sonst schiebt er die Mängel als Grund vor.

Schick die Mahnung so, dass du den Zugang beweisen kannst. Per E-Mail mit Lesebestätigung ist besser als nichts, ein Einwurf-Einschreiben ist sicherer. Bewahre alles auf: Angebot, Auftrag, Abnahmeprotokoll, Rechnung, Mahnung, Fotos vom fertigen Werk.

Beispiel: Ein Fliesenleger saniert für einen Privatkunden das Bad. Am Freitag gehen beide durch, der Kunde unterschreibt das Abnahmeprotokoll. Die Rechnung über 6.800 Euro geht am Montag raus, mit „zahlbar bis“ und einem Datum zwei Wochen später. Der Kunde zahlt nicht und meldet sich nicht. Das Datum stand nur auf der Rechnung, nicht im Auftrag. Deshalb schickt der Fliesenleger eine kurze Mahnung mit zehn Tagen Frist und kündigt den Mahnbescheid an. Mit Zugang der Mahnung ist der Kunde in Verzug. Nichts passiert. Er beantragt den Mahnbescheid online, mit Hauptforderung und Zinsen. Zwei Wochen nach Zustellung ist kein Widerspruch da, er beantragt den Vollstreckungsbescheid. Erst jetzt zahlt der Kunde.

Wie läuft ein Mahnbescheid?

Das gerichtliche Mahnverfahren steht in den §§ 688 ff. ZPO. Es ist für Forderungen über einen bestimmten Betrag in Euro gedacht. Den Antrag kannst du selbst stellen. Das Gericht prüft nicht, ob dir die Forderung zusteht (§ 692 Abs. 1 Nr. 2 ZPO). Es stellt dem Kunden den Mahnbescheid zu.

Ab Zustellung hat der Kunde zwei Wochen Zeit: zahlen oder widersprechen (§ 692 Abs. 1 ZPO). Widerspricht er nicht, beantragst du nach Ablauf der Frist den Vollstreckungsbescheid (§ 699 ZPO). Damit kannst du vollstrecken lassen, zum Beispiel über einen Gerichtsvollzieher. Beantrage den Vollstreckungsbescheid innerhalb von sechs Monaten ab Zustellung des Mahnbescheids, sonst fällt die Wirkung des Mahnbescheids weg (§ 701 ZPO). Solange kein Vollstreckungsbescheid da ist, kann der Kunde noch widersprechen (§ 694 Abs. 1 ZPO). Dann geht die Sache auf Antrag vor das zuständige Gericht (§ 696 Abs. 1 ZPO), und spätestens hier lohnt sich ein Anwalt.

Wichtig: Der Mahnbescheid steht nach § 286 Abs. 1 BGB einer Mahnung gleich. Wenn du sicher bist, dass der Kunde nicht zahlen will, kannst du also auch direkt diesen Weg gehen.

Für den Mahnbescheid berechnet das Gericht eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens 38 Euro (Anlage 1 GKG, Nummer 1100, abgerufen am 13.10.2026). Wie hoch sie genau ist, hängt von deiner Forderung ab.

Und was ist mit dem Anwalt und dem Rechtsschutz?

Den Anwalt brauchst du vor allem, wenn der Kunde Mängel einwendet, widerspricht oder es um einen hohen Betrag geht. Ob ein Firmenrechtsschutz die Kosten trägt, hängt am Tarif. Meist gibt es eine Wartezeit, und Streit um Forderungen aus deinen eigenen Aufträgen ist in vielen Tarifen eingeschränkt oder nur als Zusatz dabei. Ein Vertrag, den du erst abschließt, wenn der Streit schon läuft, hilft für diesen Fall meist nicht. Was Firmenrechtsschutz im Handwerk abdeckt, steht auf der eigenen Seite.

Worauf du achten solltest

• Lass dir die Abnahme schriftlich bestätigen. Ohne Abnahme ist dein Geld in der Regel nicht fällig.
• Vereinbare den Zahlungstermin schon im Auftrag. Ein Datum nur auf der Rechnung ersetzt die Mahnung meist nicht.
• Bei Privatkunden: Weise auf der Rechnung auf den Verzug nach 30 Tagen hin.
• Rechne große Aufträge in Abschlägen ab, mit nachvollziehbarer Aufstellung.
• Mahne nur einmal, dafür klar und mit Datum. Dann Mahnbescheid statt weiterer Erinnerungen.
• Heb jeden Beleg auf: Auftrag, Protokoll, Rechnung, Mahnung, Fotos, Nachrichten.
• Prüf jetzt, nicht erst im Streit, was dein Rechtsschutz bei offenen Forderungen leistet und welche Wartezeit gilt.

Häufige Fragen

Mahnung oder Anwalt zuerst?

Meist zuerst die eigene Mahnung mit fester Frist. Sie kostet dich nichts und setzt den Kunden in Verzug, wenn er nicht schon vorher in Verzug war (§ 286 BGB). Den Anwalt holst du, wenn der Kunde Mängel behauptet, gar nicht reagiert oder es um viel Geld geht.

Zahlt der Rechtsschutz den Anwalt?

Je nach Tarif. Meist gibt es eine Wartezeit, und Streit um Forderungen aus deinen Aufträgen ist in vielen Tarifen eingeschränkt. Was in deinem Vertrag steht, lässt sich nur an den Bedingungen prüfen.

Was kostet ein Mahnbescheid?

Das Gericht berechnet eine halbe Gebühr nach dem Gerichtskostengesetz, mindestens 38 Euro (Anlage 1 GKG, Nummer 1100, abgerufen am 13.10.2026). Wie hoch die Gebühr genau ist, hängt von der Höhe deiner Forderung ab.

Kann ich Verzugszinsen verlangen?

Ja, sobald der Kunde in Verzug ist. Bei Privatkunden sind es fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, bei Geschäftskunden neun Prozentpunkte. Von Geschäftskunden kannst du zusätzlich 40 Euro Pauschale verlangen (§ 288 BGB).

Lass deinen Betrieb einmal ganz durchsehen

Ob dein Rechtsschutz bei offenen Rechnungen greift, steht in den Bedingungen. Beim Versicherungs-Aufmaß schaue ich mir alle Verträge deines Betriebs zusammen an und sage dir, wo es Lücken gibt.

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