Geschrieben von Davis Kilian, Kaufmann für Versicherungen und Finanzen (IHK)
Das ist eine allgemeine Übersicht, keine Rechtsberatung. Im Einzelfall hilft ein Anwalt.
Warum hängt so viel an der Abnahme?
Die Abnahme ist der Moment, in dem dein Kunde erklärt: Das Werk ist im Wesentlichen so, wie vereinbart. Erst dann wird die Schlusszahlung fällig (§ 641 Abs. 1 BGB). Ab der Abnahme ist eine in Geld festgelegte Vergütung zu verzinsen, solange sie nicht gestundet ist (§ 641 Abs. 4 BGB).
Dazu kommt die Beweisfrage. Bis zur Abnahme musst du belegen, dass deine Leistung vertragsgemäß ist. Für Abschlagszahlungen steht das ausdrücklich im Gesetz (§ 632a Abs. 1 BGB). Solange der Kunde nicht abnimmt, liegt der Ball also bei dir.
Wie du allgemein vorgehst, wenn eine Rechnung offen bleibt, steht im Ratgeber Mein Kunde zahlt nicht. Hier geht es um den Schritt davor: die Abnahme selbst.
Wann darf mein Kunde die Abnahme verweigern?
Nach § 640 Abs. 1 BGB muss der Kunde ein vertragsgemäß hergestelltes Werk abnehmen. Wegen unwesentlicher Mängel darf er die Abnahme nicht verweigern. Ein schief sitzender Abdeckrahmen ist etwas anderes als eine undichte Dusche.
Wo genau die Grenze zwischen wesentlich und unwesentlich liegt, sagt das Gesetz nicht. Das hängt vom Einzelfall ab und wird im Streit oft von einem Gutachter oder Gericht beurteilt. Genau deshalb lohnt es sich, jeden genannten Mangel ernst zu nehmen und sauber festzuhalten.
Umgekehrt gilt: Nimmt der Kunde ab, obwohl er einen Mangel kennt, muss er sich seine Rechte wegen dieses Mangels bei der Abnahme vorbehalten (§ 640 Abs. 3 BGB). Ein Abnahmeprotokoll mit Vorbehalten ist also kein Problem für dich. Es schafft Klarheit, was noch offen ist.
Was bedeutet fiktive Abnahme?
Viele Kunden verweigern die Abnahme nicht ausdrücklich. Sie melden sich einfach nicht. Dafür gibt es § 640 Abs. 2 BGB: Das Werk gilt als abgenommen, wenn du nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hast und der Kunde in dieser Frist die Abnahme nicht unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert.
Drei Punkte daran sind entscheidend:
- Fertigstellung. Die Frist läuft erst, wenn du fertig bist. Eine Abnahmeaufforderung mitten in der Arbeit reicht nicht.
- Angemessene Frist. Eine feste Zahl nennt das Gesetz nicht. Was angemessen ist, hängt vom Umfang der Arbeit ab.
- Ein Mangel genügt. Das Gesetz verlangt nur, dass der Kunde mindestens einen Mangel angibt. Tut er das in der Frist, tritt die fiktive Abnahme nicht ein.
Bei Privatkunden kommt eine Hürde dazu. Ist der Kunde Verbraucher, tritt die Wirkung nur ein, wenn du ihn zusammen mit der Aufforderung zur Abnahme in Textform auf die Folgen hingewiesen hast: dass Schweigen oder eine Verweigerung ohne Angabe eines Mangels als Abnahme gilt. Textform heißt: lesbar, mit erkennbarem Absender und auf einem dauerhaften Datenträger, also etwa E-Mail oder Brief (§ 126b BGB). Fehlt dieser Hinweis, hilft dir die Frist beim Privatkunden nicht.
Was kann ich tun, wenn der Kunde Mängel nennt und nicht abnimmt?
Geht es um Herstellung, Umbau, Wiederherstellung oder Beseitigung eines Bauwerks, ist es ein Bauvertrag (§ 650a BGB). Reine Instandhaltung nur, wenn sie für Bestand oder Gebrauch wesentlich ist. Dann hast du ein eigenes Werkzeug: die Zustandsfeststellung nach § 650g BGB.
Verweigert der Kunde die Abnahme unter Angabe von Mängeln, muss er auf dein Verlangen an einer gemeinsamen Feststellung des Zustands mitwirken. Ihr haltet fest, wie das Werk aussieht, datiert das Ergebnis und unterschreibt beide. Kommt der Kunde zu einem vereinbarten oder von dir angemessen gesetzten Termin nicht, darfst du die Feststellung allein treffen. Das gilt nicht, wenn er unverschuldet verhindert war und dir das unverzüglich mitgeteilt hat. Die einseitige Feststellung musst du datieren, unterschreiben und dem Kunden eine Abschrift geben.
Der Nutzen: Ist das Werk an den Kunden übergeben und steht ein offenkundiger Mangel nicht in der Feststellung, wird vermutet, dass er erst danach entstanden ist und der Kunde ihn zu vertreten hat (§ 650g Abs. 3 BGB). Das gilt nicht, wenn der Kunde den Mangel seiner Art nach nicht verursacht haben kann.
Auch beim Geld schafft das Gesetz Klarheit. Beim Bauvertrag wird die Vergütung fällig, wenn das Werk abgenommen ist und du eine prüffähige Schlussrechnung gestellt hast. Erhebt der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit, gilt die Rechnung als prüffähig (§ 650g Abs. 4 BGB). Was der Kunde bei Mängeln zurückhalten darf und wie Abschläge gehen, steht im Ratgeber Mein Kunde zahlt nicht.
Beispiel: Ein Trockenbauer baut bei einem Privatkunden das Dachgeschoss aus: Ständerwände, Dachschrägen, alles gespachtelt. Nach dem letzten Spachtelgang schickt er per E-Mail die Fertigstellungsanzeige, setzt eine Frist zur Abnahme und weist auf die Folgen hin, wenn der Kunde schweigt. Der Kunde antwortet in der Frist: Im Licht der Dachfenster sehe man Spachtelkanten, die Flächen seien nicht glatt genug, er nehme nicht ab. Die fiktive Abnahme greift damit nicht. Der Trockenbauer verlangt eine gemeinsame Zustandsfeststellung, beide gehen die Räume durch, alles kommt ins Protokoll, beide unterschreiben. Er schleift und spachtelt die beanstandeten Stellen nach und fordert erneut zur Abnahme auf. Jetzt gibt es eine klare Grundlage, über die man reden kann.
Wann brauche ich einen Anwalt, und zahlt der Rechtsschutz?
Bleibt der Kunde trotz Begehung und Nachbesserung bei seinem Nein, geht es um einen größeren Betrag oder kommt er selbst mit Anwalt oder Gutachter, gehört der Fall zum Anwalt. Er prüft auch, ob ein Bauvertrag vorliegt und welche Regeln dann gelten.
Ob dein Firmenrechtsschutz den Anwalt bezahlt, hängt vom Tarif ab. Der Streit um deinen Werklohn ist ein Forderungsstreit mit deinem eigenen Kunden. Den schließen viele Tarife aus oder decken ihn nur eingeschränkt. Dazu kommen je nach Tarif Wartezeit und Regeln zur Vorvertraglichkeit. Mehr dazu im Ratgeber Mein Kunde zahlt nicht und auf der Seite Firmenrechtsschutz. Ich prüfe das gern für deinen Vertrag.
Worauf du achten solltest
- Fertigstellung schriftlich anzeigen und zur Abnahme mit Frist auffordern.
- Bei Privatkunden den Hinweis auf die Folgen in Textform direkt in die Aufforderung schreiben.
- Eine gemeinsame Begehung anbieten und ein Protokoll führen, das beide unterschreiben.
- Fotos mit Datum machen, vor allem vom Zustand bei Fertigstellung.
- Genannte Mängel prüfen und berechtigte zügig beseitigen.
- Eine prüffähige Schlussrechnung stellen, die deine Leistungen übersichtlich auflistet.
- Bei längeren Aufträgen Abschläge vereinbaren und mit Aufstellung abrechnen.
- Vor dem Streit klären, ob dein Rechtsschutz Forderungen gegen Kunden abdeckt.
Häufige Fragen
Was bedeutet fiktive Abnahme?
Das Werk gilt als abgenommen, obwohl der Kunde nichts erklärt hat. Voraussetzung nach § 640 Abs. 2 BGB: Du hast fertiggestellt, ihm eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt, und er hat in dieser Frist die Abnahme nicht unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert. Bei einem Verbraucher gilt das nur, wenn du ihn zusammen mit der Aufforderung in Textform auf diese Folgen hingewiesen hast.
Darf der Kunde wegen einer Kleinigkeit die Abnahme verweigern?
Nein. Nach § 640 Abs. 1 BGB darf er die Abnahme wegen unwesentlicher Mängel nicht verweigern. Was wesentlich ist, hängt vom Einzelfall ab. Darüber wird im Streit oft mit einem Gutachter entschieden.
Wann brauche ich einen Anwalt?
Wenn der Kunde trotz Zustandsfeststellung und Mängelbeseitigung bei seiner Verweigerung bleibt, wenn ein größerer Betrag im Streit steht oder wenn er selbst mit Anwalt oder Gutachter kommt. Ein Anwalt prüft auch, ob es sich um einen Bauvertrag handelt und welche Regeln dann gelten.
Zahlt der Rechtsschutz den Streit um die Abnahme?
Je nach Tarif. Der Streit um deinen Werklohn ist ein Forderungsstreit mit deinem eigenen Kunden. Den schließen viele Firmenrechtsschutz-Tarife aus oder decken ihn nur eingeschränkt. Dazu kommen je nach Tarif Wartezeit und Regeln zur Vorvertraglichkeit.
Dein Betrieb im Überblick
Ob Rechtsschutz, Haftpflicht oder Inhalt: Mit dem Versicherungs-Aufmaß schaue ich mir deinen ganzen Betrieb an und sehe, wo Lücken sind.